Designteka

Porządek w dokumentacji i prawidłowe ich przechowywanie wpływa na jakość bieżącej pracy każdego przedsiębiorstwa. Pozwala na szybkie znalezienie potrzebnych materiałów, a także pomaga utrzymać przestrzeń w należnym porządku. Everspace podpowiada, na co zwracać uwagę planując biuro pod kątem przechowywania i archiwizowania dokumentów.

Myśląc o meblach biurowych, skupiamy się na krzesłach i biurkach, które zapewnią wygodę i prawidłową postawę osób przy nich pracujących. Niemniej ważne są jednak systemy przechowywania dokumentów, najróżniejsze regały, szafy i szafki. Pozwolą one utrzymać ład w przestrzeni, ale również skutecznie archiwizować i chronić ważne dokumenty.

Najważniejsze w zasięgu ręki

Mówi się, że niemal wszystko, co związane jest z pracą biurową jest w stanie zmieścić się w komputerze. Czasem potrzebujemy jednak miejsca na podręczne dokumenty, wydruki, wizytówki, specjalistyczną prasę czy literaturę. Ciężko wszystko zmieścić na blacie biurka, a jeszcze trudniej zapanować nad porządkiem na nim, kiedy ważnych pism przybywa. Pomocne są tu odpowiednie segregatory, teczki i pojemniki na wydruki. Warto także pomyśleć o kontenerach z szufladami i półkami, które zmieszczą się pod biurkiem, dzięki czemu nie zmniejszą przestrzeni biurowej. Najlepiej, aby były zamykane na kluczyk, wtedy każdy pracownik będzie miał pewność, że potrzebne mu dokumenty i materiały zawsze będą w miejscu, w którym je położył.

Biurowe archiwa

Pewne ważne dokumenty muszą być przechowywane nawet przez 5 lat, a do tego potrzebna jest odpowiednia przestrzeń.  W małym biurze wystarczy regał lub szafa na segregatory. Duże firmy często przeznaczają na swoje archiwa całe pomieszczenia. Gromadzone umowy, faktury i dokumenty dotyczące pracowników wymagają odpowiedniego zabezpieczenie. Wiele z nich jest tajnych, dlatego nie mogą trafić w niepowołane ręce. Tu z pomocą przychodzą systemy szafek na segregatory i teczki biurowe, które można zawiesić na odpowiednich szynach. Muszą być zabezpieczone zamkami, a nawet szyframi, do których klucze będą miały wyłącznie osoby upoważnione.

Organizacja przechowywania

Z biegiem lat w każdej firmie dokumentów przybywa. Metody ich przechowywania i archiwizowania muszą więc być bardzo przejrzyste i ściśle określone. W tej kwestii sprawdza się opracowanie i spisanie instrukcji, która będzie szczegółowo ustalała, w jaki sposób i w którym miejscu mają być archiwizowane dokumenty. Dzięki temu, pracownicy będą mogli je łatwo odnaleźć nawet po wielu latach.

Planując organizację biura pod kątem przechowywania dokumentów, zwłaszcza dużego przedsiębiorstwa, warto powierzyć projekt firmie, która ma wieloletnie doświadczenie, a w swoim portfolio realizacje dla międzynarodowych koncernów, na przykład Everspace (www.everspace.pl). Pomoże ona nam nie tylko w jak najlepszej aranżacji przestrzeni, ale też podpowie jak najlepiej – funkcjonalnie i funkcjonalnie i zabezpieczyć ważne firmowe dokumenty.